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888真人澳博 www.teachersdesk.net 关于2018年文件资料归档的通知

作者:党政办    浏览:  发布时间:2018-09-19 

各单位、各部门:

档案是历史的真实记录,归档制度也是党和国家相关法律明文规定的一项制度,重视档案归档工作与重视日常管理工作同等重要。为加快档案管理信息化,积极推进“依法治档”工作,学校已购买“南大之星”软件管理系统,软件调试及档案室人员培训工作计划于9月底前完成,10月中旬学校将开始培训兼职档案员。2018年学校归档交档工作将通过“南大之星”管理软件系统完成,按照边培训边归档的原则,于10底前完成归档工作。为切实做好2018年各项档案归档事宜,现就相关工作安排如下: 

一、归档单位 

各处级建制单位和因工作需要成立的临时性机构均为一个立卷部门。 

二、立卷分工 

1.学校的收文(包括:中央、地方各级党政管理部门、各类业务领导部门下达的文件以及同级单位的来文、来函)除了明确规定要清退党委、行政以外,一律由承办部门立卷。学校收到同一文件有数份并同时分送几个部门时,由业务主管部门或主办部门立卷; 

2.以学?;蚋鞑棵琶宓姆⑽?,由承办部门立卷;几个部门共同起草的文件由主办部门立卷;学校各部门互送的文件,由制成部门立卷; 

3.各职能部门以学校名义召开的全校性专门会议、干部会议以及各类活动所形成的文件材料,由主办单位立卷; 

4.各党总支、直属党支部形成的文件材料,由组织部归口立卷; 

5.各工会分会、各单位工会小组工作中形成的文件材料,由院工会归口立卷; 

6.学生会、研究生会、以及学生社团组织形成的材料,分别由校团委、研究生部归口立卷; 

7.院系形成的科研管理文件材料,由科研处立卷归档。各单位形成的科研项目材料,由课题组整理后交科研处归口立卷; 

8.仪器设备档案材料,由国资办归口立卷; 

9.基建工程档案,由后勤处归口立卷; 

10.财务会计文件材料,由财务处归口立卷; 

11.外事工作文件材料,由国际交流与合作处归口立卷; 

12.各类公司、产业、开发中心形成的文件材料,由资产经营有限公司归口立卷; 

13.临时性机构、撤销机构形成的材料由该部门立卷,并与机构撤消前向综合档案室移交; 

14.各单位向学校党、政领导机构的请示及党、政对其的批复,由请示部门一并立卷; 

15.我校与外单位合作开发的项目、合作办会形成的材料,若我校为主办单位,则必须由相应的经办部门归档一套完整的材料;若我校为协办,则只需归档与承办任务有关的部分材料,但应注明其他材料的去向; 

16.校领导、各院系和职能部门领导或工作人员外出开会带回的会议材料中,综合性的交由党政办分别归档;专业性的,交所在单位文书人员归档。 

三、归档内容及案卷质量要求 

依照888真人澳博各部门归档范围及保管期限归档,见附1;立卷归档程序及案卷质量要求,见附件2。 

四、归档要求 

1.归档材料应是原件,复印件原则上不得归档。 

2.归档材料必须完整,如请示与批复、正文与附件等应一并归档,不得遗漏和散失。 

3.电子文档与纸质文件应同时归档。在移交归档材料的同时移交对应的案卷目录(或归档文件目录)、卷内目录,一并移交纸质文件、各类目录的电子版。 

4.照片、录音、录像类档案只收数字化档案资料,作为文件的音频材料挂接在软件管理系统上。 

五、归档时间安排 

1.党政办公室在9月20日前完成文件材料下发工作。 

2.各部门在10月8前完成部门组卷、文件扫描和案卷目录电子版汇总工作,并接受综合档案室验收。 

3.10月9日开始档案培训及档案归档工作,10月31日为交档截止日期。 

学校首次进行纸质版档案和电子档案同时归档工作,请各单位、各部门高度重视,安排专人做好档案系统使用培训和归档工作。 

 

 

附件1:各部门归档内容及保管期限.doc

附件2:888真人澳博文件材料立卷归档程序及案卷质量要求细则.docx

附件3:卷内文目录.xls

附件4:卷 内 备 考 表.doc

 

 

888真人澳博党政办公室

2018年9月18日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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